La question qui compte pour un dirigeant de PME n'est plus « combien de logiciels payons-nous ? », mais « par où entrent-ils ? ». En 2026, la réponse a changé. Une part croissante du logiciel arrive dans l'entreprise par la note de frais, pas par le service achats ni la DSI. Le baromètre annuel de Zylo, publié le 29 janvier 2026, le chiffre : les dépenses SaaS passées en frais professionnels ont augmenté de 267 % sur un an, et ChatGPT est devenu l'application la plus fréquemment notée en frais 1.
Ce constat s'appuie sur un socle sérieux : plus de 40 millions de licences SaaS et 75 milliards de dollars de dépenses suivies 1. Il ne s'agit donc pas d'un signal marginal. Le canal d'achat parallèle est devenu un canal principal.
Ce que la note de frais rend invisible
Le mécanisme est simple. Un abonnement individuel à 20 ou 30 euros par mois passe sous le seuil de validation qui déclencherait une revue achats. Un collaborateur le règle sur sa carte, le note en frais, et l'outil s'installe sans contrat cadre. Multiplié par quinze ou vingt personnes, l'addition devient significative, mais elle reste éclatée sur autant de lignes que d'utilisateurs. Personne ne la voit en bloc.
Les applications où l'IA est au cœur du produit progressent le plus vite dans ce schéma. Zylo mesure une hausse de 108 % des dépenses sur ces applications dites IA-natives, et de 393 % dans les grandes entreprises 1. La catégorie IA au sens large croît de 181 % sur un an, l'expansion la plus rapide de tout le jeu de données 1. Ces outils entrent souvent par la carte bancaire personnelle bien avant que la DSI ne puisse réagir.
Un rapport de Redress Compliance chiffre cette facture hors radar : entre 4 et 9 % des dépenses logicielles totales d'ici mi-2025, avec une médiane autour de 6 %, soit deux à trois fois ce que la finance avait budgété pour l'IA 2. Autrement dit, la ligne réelle est le double ou le triple de la ligne prévue.
Pourquoi une PME ou une ETI est plus exposée
Une grande entreprise dispose d'outils de découverte SaaS et d'une équipe dédiée à la gestion des fournisseurs. Une PME ou une ETI, non. Sa finance suit les notes de frais poste par poste, sans agréger par éditeur. Le même fournisseur peut donc encaisser quinze abonnements individuels sans jamais apparaître comme un fournisseur unique dans les comptes.
Cette dispersion coûte à trois endroits. D'abord la négociation : quinze abonnements individuels à tarif public ne donnent aucun levier de volume, alors qu'un contrat unique se discute. Ensuite les conditions contractuelles : un compte personnel est régi par des conditions grand public, pas par les clauses de traitement des données qu'un achat aurait négociées. Enfin le budget de l'année suivante, qui se construit sur une base faussée puisqu'une partie de la dépense n'est pas identifiée comme telle.
La gouvernance suit rarement. Selon les données citées côté achats, 47 % des professionnels des achats utilisent l'IA chaque jour ouvré, mais seulement 17 % travaillent dans une organisation dotée d'une politique d'usage réellement appliquée 2. La pratique a devancé la règle.
Le paradoxe du budget logiciel
Le marché envoie deux signaux contradictoires. D'un côté, Gartner prévoit une croissance des dépenses en logiciels de 14,7 % en 2026, au-delà de 1 400 milliards de dollars, tirée par l'IA générative 3. De l'autre, une large majorité des directions informatiques annonce vouloir réduire son nombre de fournisseurs, autour de 68 % pour 2026 4.
Ces deux mouvements ne s'annulent pas, ils cohabitent. On rationalise le parc visible, celui des contrats connus, pendant que le parc invisible gonfle par la note de frais. La consolidation porte sur ce que l'on voit ; la croissance réelle se loge en partie dans ce que l'on ne voit pas. Nous avions déjà décrit cet écart entre le coût affiché et le coût réel dans notre analyse des licences fantômes et de la tuyauterie SaaS.
Reprendre la main sans tout bloquer
Interdire ces outils ne fonctionne pas : les collaborateurs les utilisent parce qu'ils rendent service, et une interdiction pousse simplement la dépense plus loin dans l'ombre. Trois gestes concrets donnent plus de résultats.
Le premier consiste à passer les notes de frais au crible par mots-clés d'éditeurs, une fois par trimestre, pour repérer les abonnements récurrents. Le deuxième consiste à regrouper les abonnements individuels d'un même outil en un contrat unique négocié, dès qu'ils dépassent une poignée d'utilisateurs. Le troisième consiste à publier une courte politique qui canalise l'usage vers des comptes professionnels validés au lieu de le proscrire, ce qui protège les données et rend la dépense visible.
Aucun de ces gestes ne demande un projet lourd. Ils demandent surtout que quelqu'un regarde les notes de frais avec l'œil d'un acheteur.
Notre lecture
Sur le terrain, nous voyons la même scène se répéter : un dirigeant découvre, en préparant son budget, qu'il paie trois fois le même outil sous trois formes différentes. Le sujet n'est pas moral, il est comptable. La note de frais est devenue un canal d'achat à part entière, et un canal d'achat sans acheteur produit toujours le même effet, une dépense qui échappe à la mesure.
Pour une PME ou une ETI, l'enjeu de 2026 n'est pas de courir après chaque abonnement à 20 euros. C'est de rendre visible ce qui ne l'est pas, puis de décider en connaissance de cause. Le premier tableau de bord utile n'est pas un outil de plus, c'est un export des notes de frais trié par fournisseur. La plupart des entreprises l'ont déjà sous la main, elles ne l'ont simplement jamais lu ainsi.
Sources
- Zylo, 2026 SaaS Management Index (publié le 29 janvier 2026) : https://zylo.com/2026-saas-management-index
- Redress Compliance, Shadow AI Spend Report 2026 : https://redresscompliance.com/shadow-ai-spend-report-2026
- Gartner, prévisions de dépenses IT et logiciels 2026 (février 2026) : https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2026-02-03-gartner-forecasts-worldwide-it-spending-to-grow-10-point-8-percent-in-2026-totaling-6-point-15-trillion-dollars
- Zylo, 70+ SaaS Statistics for 2026 (Spend, Usage & Waste) : https://zylo.com/blog/saas-statistics
Footnotes
-
Zylo, 2026 SaaS Management Index, publié le 29 janvier 2026, établi sur plus de 40 millions de licences SaaS et 75 milliards de dollars de dépenses suivies : dépenses SaaS notées en frais +267 %, applications IA-natives +108 % (+393 % dans les grandes entreprises), catégorie IA +181 % sur un an, ChatGPT devenu l'application la plus notée en frais. ↩ ↩2 ↩3 ↩4
-
Redress Compliance, Shadow AI Spend Report 2026 : facture IA hors budget estimée entre 4 et 9 % des dépenses logicielles (médiane ~6 %), soit deux à trois fois le montant budgété ; 47 % des professionnels des achats utilisent l'IA chaque jour ouvré contre 17 % couverts par une politique appliquée. ↩ ↩2
-
Gartner, prévisions de février 2026 : dépenses mondiales en logiciels en hausse de 14,7 % en 2026, au-delà de 1 400 milliards de dollars, portées par l'IA générative. ↩
-
Chiffre de consolidation fournisseurs relevé dans plusieurs baromètres 2026 : environ 68 % des responsables techniques prévoient de réduire leur nombre de fournisseurs, la plupart visant 20 % de prestataires en moins. ↩